MEJORES PRÁCTICAS PARA UNA COMUNICACIÓN CONTINUA Y TRANSPARENTE EN EL PROCESO DE VERIFICACIÓN PROFESIONAL

La comunicación efectiva sobre los procesos de verificación de antecedentes no es un evento único, sino un proceso continuo que debe actualizarse regularmente para mejorar y resolver cualquier problema o duda que surja.
A continuación, te damos unas pautas que describen las mejores prácticas para mantener una comunicación clara y constante:

Políticas claras

Una política sólida es la base para la transparencia y la confianza.

• Es esencial contar con una política integral que explique los procedimientos de verificación de antecedentes. Esta política debe detallar cuándo y cómo se realizarán las verificaciones, qué información se recopilará y cómo se evaluarán los resultados.
• Esta política debe incluir la descripción del rol de los responsables de contratación y de los candidatos en el proceso, las leyes o regulaciones que se cumplen, el conocimiento del candidato, y su derecho a revisar y comentar la información recopilada.

Capacitación continua

La formación es clave para garantizar una gestión eficiente y profesional.

• Es importante realizar capacitaciones periódicas para los responsables de contratación que incluyan los procedimientos establecidos en la política. Se deben incluir ejemplos prácticos, preguntas frecuentes de los candidatos y sesiones de preguntas y respuestas.
• Ofrezca capacitación como parte de la incorporación de nuevos responsables de contratación y mantenga recursos de información disponibles para repasar la formación en cualquier momento.
• Si los responsables de contratación deben compartir los resultados con los candidatos, asegúrese de proporcionar capacitación sobre cómo comunicar esta información cumpliendo con el derecho de acceso a los datos.

Actualizaciones regulares

• Antes de iniciar una nueva verificación de antecedentes, comuníquese con los responsables de contratación para informarles sobre cambios en el proceso o resolver cualquier duda que puedan tener sobre su rol.

Comunicación clara con los candidatos

• A lo largo del proceso, asegúrese de que los candidatos entiendan cómo funcionará la verificación de antecedentes, su papel en el proceso y qué deben esperar en cada etapa.
• Proporcione información sobre a quién contactar si tienen preguntas o inquietudes, y mantenga tanto a los candidatos como a los responsables de contratación informados sobre el estado del proceso y cuándo pueden esperar recibir los resultados.

Mecanismos de retroalimentación

• Ofrezca espacios para que tanto los candidatos como los responsables de contratación puedan compartir sus opiniones, preguntas o comentarios sobre el proceso. Esta retroalimentación es valiosa para mejorar tanto la comunicación como el proceso de verificación de antecedentes en el futuro.

Un entorno de comunicación abierto y transparente facilita que tanto los responsables de contratación como los candidatos estén informados, convirtiendo a los responsables en colaboradores activos en lugar de espectadores del proceso.